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SAP ARIBA

Herramienta de autogestión

Para realizar una busqueda rápida por medio de palabras clave, presiona F3 si estás en un computador o si estas en el celular  en el menú del navegador busca la lupa y escribe la palabra clave que necesitas.

Para ingresar al sistema ARIBA lo puede realizar desde el siguiente link:

http://pronaca.sourcing.ariba.com/

En la pantalla de inicio, sobre la esquina superior derecha se encuentra un logo circular con las iniciales de usuario; aquí se podrá configurar las preferencias de la cuenta.

  1. En la pantalla de inicio, sobre la esquina superior derecha se encuentra un logo circular con las iniciales de usuario. Hacer clic sobre este logo.
  2. Selecciona la opción «delegar autoridad«.
  3. En la pantalla que se muestra completar la información solicitada:
  • Delegado: Otro usuario de ARIBA que pueda reemplazarlo y que tenga el mismo nivel de autorizaciones, aprobaciones, capacitaciones y poder especial.
  • Fecha de inicio de la delegación: Fecha y hora desde las cuales se le dará acceso a sus tareas al usuario delegado.
  • Fecha fin de la delegación: Fecha y hora en las cuales finalizará el acceso entregado previamente al usuario delegado.
  • Motivo de la delegación: Coloque la justificación por la cual el usuario delegado le va a reemplazar, como, por ejemplo: vacaciones, permiso, enfermedad; etc.
  • Notificación: En caso de activarla, le llegarán los correos electrónicos de lo que el delegado está haciendo. Se recomienda activar esta opción.

Los roles identificados en el proceso son:

  • Solicitante:  Es un rol dentro del Proceso de Gestión de Contratos que requiere de una compra o venta de bien o servicio y desea realizar un contrato para ello realiza un requerimiento de emisión de un contrato.
    Emisor: Es un rol dentro del Proceso de Gestión de Contratos que recibe la solicitud de un contrato y con esa información elabora el mismo.
  • Aprobador: Es un rol dentro del Proceso de Gestión de Contratos que aprueba la emisión lo que significa la verificación y revisión de todo lo manifestado en el contrato para la adquisición del bien o servicio. El Aprobador puede o no tener un poder especial, en el sistema tendrá el nombre de APODERADO, y será el último en revisar el contrato.
  • Administrador del Contrato: Es un rol dentro del Proceso de Gestión de Contratos al que le ha sido asignado y ha aceptado verificar el cumplimiento de las condiciones acordadas en el contrato, ejecución y finalización.
  • Asesor jurídico: Es un rol encargado de la revisión de las cláusulas legales, con el objetivo de prevenir riesgos para la organización.
  1. En la pantalla de inicio, sobre la esquina superior derecha se encuentra un logo circular con las iniciales de usuario. Hacemos clic sobre este logo.
  2. Selecciona la opción «cambiar preferencias de notificación».
  3. Aparecerá un listado de notificaciones que puede activar o desactivar, se recomienda mantener un mínimo necesario de notificaciones que son las que se muestran a continuación:

  1. Generar solicitud de contrato.
  2. Incluir miembros del equipo que participará en la generación del contrato.
  3. Adjuntar documentos de soporte de la solicitud de contrato.
  4. Aprobar contrato.
  5. Generar solicitud de adenda.

«Es importante brindar toda la información necesaria correspondiente a la solicitud de compra para que el próximo actor dentro del proceso pueda tener el contexto suficiente para dar seguimiento y continuidad a la solicitud. Incluye contexto, justificación, particularidades y cualquier información que sea útil para la aprobación del contrato»

«También es importante que el SOLICITANTE gestione las novedades, recomendaciones u observaciones que se presente en el contrato con los demás roles o áreas de la compañía y el proveedor. ( revisiones técnicas, aprobaciones, decisiones, etc.)».

Puedes ingresar al manual del solicitante dando clic aquí.

Llena los campos obligatorios:

  1. El detalle del contenido de cada campo se encuentra en el manual del solicitante, en las páginas 2 a 6. Da clic aquí para acceder al manual.
  2. En el campo NOMBRE siempre iniciar con la palabra SOLICITUD. 
  3. Cuando termine de llenar la solicitud, se debe presionar el botón CREAR.
  4. La solicitud se crea con un número que inicia con las siglas CRW, esté código ayudará a buscar e identificar la solicitud cuando se lo requiera.

Recomendación: No tocar las opciones de EDITAR TAREA, para evitar crear más tareas ni alterar la información y parametrizaciones actuales.

  1. Es INDISPENSABLE ingresar el nombre de la persona que cumplirá el rol de EMISOR, que es el siguiente responsable en el proceso.
  2. Una vez seleccionados y aceptados todos los miembros del equipo se debe marcar como FINALIZADA la tarea: «Validar miembros del equipo«, para que se envíen las notificaciones de aviso a los usuarios.
  3. A todos los nombres que sean ingresados en cada campo les llegará un correo INFORMATIVO, indicándoles que son parte de un equipo asignado al contrato que se está solicitando, NO tienen que tomar ninguna acción aún.

Corresponde a las personas que van a interactuar durante el flujo de generación del contrato, se identifican los siguientes:

  • EMISOR: Responsable de GENERAR el contrato con la información que se está registrando en la SOLICITUD DE CONTRATO (Compra) – CRW#
  • OBSERVADORES (Auditoría): Se debe llenar únicamente en el caso de que un auditor o agente de control interno solicite revisar el contenido de su solicitud. No es obligatorio.
  • PROPIETARIO DEL PROYECTO: Se refiere al dueño del proyecto de solicitud de contrato, es decir es el mismo solicitante; no confundir con el PROPIETARIO DEL CONTRATO que es el EMISOR.
  • SOLICITANTE: Es quien está generando la solicitud de Contrato.
  1.  Se puede adjuntar desde la misma tarea y desde la pestaña superior de DOCUMENTOS, te recomendamos que lo hagas de esta última manera.
  2. Cuando se sustituya un archivo o se modifique algún atributo de éste, el sistema creerá una NUEVA VERSIÓN; por lo cual se recomienda describir el cambio realizado en el campo «comentario de la versión» para que sea informativo para los demás usuarios.
  3. Es importante FINALIZAR la tarea «Adjuntar documentación requerida«, para que se ACTIVE la tarea CREAR CONTRATO (A cargo del EMISOR, que debió seleccionar previamente; caso contrario no le llegará la notificación).
  1. Esta tarea se genera cuando el EMISOR  ha llegado a un acuerdo en la versión del contrato con el proveedor y el asesor legal (en el caso que aplique),  el objetivo de esta aprobación es que el solicitante esté de acuerdo con el contrato que se está proponiendo. Esta es la primera aprobación del equipo asignado para aprobación.

Esta actividad permite al solicitante generar una adenda a un contrato vigente, para relacionarlo con el contrato principal.

  1. Realiza una nueva solicitud siguiendo los pasos de GENERAR SOLICITUD DE CONTRATO, en el campo COPIA DESDE CONTRATO; selecciona el contrato principal para el cual se va a crear la Adenda, corrige fechas, plazos, valores, etc.
  2. En el campo TIPO DE CONTRATO seleccionar ADENDA.
  3. En el campo DESCRIPCIÓN indicar el motivo.
  4. Dar clic en ENVIAR.
  5. Se va a generar la tarea «Crear subacuerdo».

Una vez ingresada la información de la solicitud, se presenta el área de trabajo; en la cual se identifican las diferentes secciones:

  • Visión General: Contiene la información principal del contrato.
  • Atributos del contrato: Contiene la información particular del contrato.
  • Atributos de término del contrato:  contiene las fechas del contrato.

Si se requiere EDITAR la solicitud se debe ingresar en la sección  requerida opción ACCIONES/EDITAR ATRIBUTOS DE CONDICIÓN.

Si se requiere COPIAR la solicitud se debe ingresar en la sección  VISIÓN GENERAL opción ACCIONES/COPIAR PROYECTO.

Si se requiere ELIMINAR la solicitud se debe ingresar en la sección  VISIÓN GENERAL opción ACCIONES/SUPRIMIR PROYECTO.

Si se requiere MARCAR COMO FAVORITA  la solicitud se debe ingresar en la sección  VISIÓN GENERAL opción ACCIONES/AGREGAR A PROYECTOS CONTROLADOS. (Facilita la ubicación de la solicitud en la pantalla de inicio).

  1. Recibir y analizar la solicitudde contrato.
  2. Seleccionar flujo del contrato.
  3. Validar miembros del equipo.
  4. Llenar plantilla de contrato.
  5. Negociar con los proveedores.
  6. Enviar a revisión del asesor legal.

  7. Enviar a revisión de aprobadores.

  8. Gestionar la firma del contrato (digital o en papel).

  9. Publicar y legalizar el contrato firmado.

  10. Generar adendas al contrato.

IMPORTANTE: Cualquier modificación que se realice  al borrador del contrato, que haya sido previamente aprobado por otros participantes del contrato debe volver a ser a ser  enviado para aprobación.

Puedes ingresar al manual del «Emisor» dando clic aquí.

  1. Revisar toda la información que envía el solicitante, navegar por todas las pestañas: Visión General, Tareas, Equipos, Documentos, etc., para conocer el requerimiento de la generación del contrato.
  2. Llenar la información en el formulario del contrato, para ello ingresar a la tarea «CREAR CONTRATO«, para ello se puede acceder desde el link del correo de notificación que le llega al EMISOR; o ingresando en la opción ABRIR ÁREA DE TRABAJO DE CONTRATO (COMPRAS) de la tarea CREAR CONTRATO.
  3. Recuerda NO seleccionar la opción EDITAR TAREA

    Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor Pág. 2-4 dando clic aquí.

La información del formulario de la solicitud se copia al formulario de creación de contrato, y se procede a completar los campos necesarios; para ello es importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  1. En el campo Proyecto de prueba, seleccionar la opción que corresponda al caso actual entre las opciones SI o NO.
  2. En el campo Tipo jerárquico se sugiere dejar con el valor ACUERDO MAESTRO, para un nuevo contrato, o SUBACUERDO cuando se trata de una Adenda; al ser adenda en campo ACUERDO PRIMARIO se debe seleccionar el contrato principal (VIGENTE) para el cual se está creando la ADENDA. Nunca dejar la opción de ACUERDO INDEPENDIENTE.
  3. Los campos Administrador de Contrato y Representante Legal a pesar de no ser obligatorios, si se deben llenar para que estos usuarios puedan ver los documentos en el sistema Filenet.
  4. El tipo de periodo de vigencia existen 3 opciones, por política se debe seleccionar siempre FIJO, que es cuando se conoce la fecha de inicio y fin del contrato.
  5. En las consultas:
    ¿Copiar todos los documentos del proyecto matriz?: Se recomienda seleccionar SI, para que se vinculen los documentos que adjuntó el solicitante en la solicitud de contratos.
    ¿Copiar todos los grupos del proyecto matriz?: Se recomienda seleccionar SI, para que se copien los miembros del equipo seleccionados por el solicitante.
  6. En la sección Seleccionar plantilla, se puede seleccionar entre 3 opciones de flujo de proceso: (En caso de dudas se debe consultar al asesor legal de la zona sobre que flujo o que plantilla debe seleccionar)
  • Contratos Especiales: Cuando el proveedor tiene   su contrato preestablecido y lo impone, por ejemplo: Movistar, IBM. Este tipo de contrato siempre debe ir a Asesoría legal.
  • Contratos Externos: Cuando no existe una plantilla que se adecúe a este tipo de contrato, el mismo se lo va a generar de manera conjunta con el proveedor. El proveedor puede enviar una propuesta de contratos, la misma que será revisada y editada. Este tipo de contrato siempre debe ir a Asesoría legal.
  • Contratos por Plantillas:  Cuando existe una plantilla aprobada por asesoría legal, la plantilla es un archivo de Word con todo el cuerpo del contrato, están bloqueadas algunas secciones y están habilitados únicamente los campos de condiciones comerciales que son modificables.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor Pág. 4-9 dando clic aquí.

  1. En el campo Nombre, se recomienda iniciar con la palabra CONTRATO seguido del NOMBRE DEL PROVEEDOR+ CENTRO DE OPERACIÓN+AÑO para que se pueda diferenciar de la solicitud y facilitar las búsquedas
  2. El campo Copiar desde contrato permite traer información de un contrato existente, para avanzar con el ingreso de la información en el formulario de un nuevo contrato, luego de recuperada la información se DEBE regresar en este campo a la opción: SIN VALOR. (Esta opción se puede utilizar cuando no se cuenta con una solicitud).
  3. La cuantía del contrato corresponde al valor total del producto o servicio incluido los impuestos.
  4. En caso de estar autorizado para celebrar un contrato con renovación automática, considerar que el sistema le va a consultar el intervalo de renovación (corresponde al plazo inicial, ejemplo 12 meses) y el número de renovaciones (corresponde a las veces que el plazo inicial a extender, por ejemplo 3; implica que el contrato se extenderá por 36 meses más adicional a los 12 meses iniciales).

Estas opciones se habilitan cuando se selecciona el tipo de flujo por plantilla:

  • ¿ Requiere Análisis Legal? Seleccionar SI cuando se requiera contar con el criterio del abogado, en temas legales, o si se requiere hacer una modificación en la plantilla; caso contrario en la generalidad se debe seleccionar NO.
  • ¿ Requiere aprobación del proveedor? Seleccionar SI porque se requiere contar con la revisión del proveedor y evitar reprocesos. Tomar en cuenta que el proveedor debe ser usuario del sistema ARIBA y contar con credenciales de acceso correspondientes. Se recomienda que siempre se cuente con la aprobación del proveedor antes de ir a la firma del documento. Solo si se cuenta con la aprobación del proveedor del texto contractual en otro proceso se podría seleccionar NO (Casos excepcionales).
  • Una vez llenados todos los campos obligatorios se debe CREAR el formulario de contrato.

 

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor dando clic aquí.

  1. Marcar la tarea como «INICIADA«.
  2. Ingresar los nombres correspondientes en los roles en la pestaña EQUIPO, con el botón ACCIONES/EDITAR.
  3. Para la búsqueda de usuarios se sugiere que se lo haga con los 2 nombres (MARÍA JOSÉ), se puede también buscar por el correo o los 2 apellidos. (FLORES PEREZ).
  4. Validar que en los campos: Propietario del proyecto y Emisor se encuentre el mismo nombre.
  5. Ingresados los nombres marcar la tarea como «FINALIZADA». A todos los nombres que sean ingresados en cada campo les llegará un correo INFORMATIVO, indicándoles que son parte de un equipo asignado al contrato, NO tienen que tomar ninguna acción aún.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 11 a 13 dando clic aquí.

  1. Ingresar a la opción VER DETALLES DE LA TAREA.
  2. Descargar la platilla del contrato.
  3. Abrir el archivo Word.
  4. Editar los campos modificables, incluido el campo Cod del contrato que debe ser el mismo que se maneja en ARIBA y que comienza por CW.
  5. Guardar el archivo Word.
  6. Ingresar nuevamente a la tarea con la opción VER DETALLES DE LA TAREA.
  7. En la tarea ingresar a la opción Reemplazar.
  8. En la pantalla Reemplazar documento dar clic en el botón Reemplazar Documento.
  9. En la pantalla Reemplazar documento seleccionar la opción Reemplazar el documento por el archivo cargado.
  10. En el campo Comentario de la versión, incluir un comentario indicando el motivo del reemplazo del archivo anterior.
  11. En el campo Título, se sugiere incluir en el nombre del archivo con el número de la versión que se está generando.
  12. Dar clic en el botón «Guardar».
  13. En la tarea dar clic en el botón «Marcar como finalizada».

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 14 a 19 dando clic aquí.

La negociación se realiza en 2 fases, la primera corresponde a enviar al proveedor y la segunda a la revisión de la respuesta del proveedor.

Enviar a revisar al proveedor:

  1. Ingresar a la opción VER DETALLES DE LA TAREA.
  2. Se presenta la pantalla de la tarea Negociación con proveedor, la cual se compone de 5 pasos.
  3. En el paso: 1. Carpeta Documento de Contrato (Solo lectura), se puede visualizar el nombre del archivo del contrato con la versión correspondiente (V1, V2) que se va a enviar al proveedor, se puede reemplazar el archivo si se requiere.
  4. En el paso: 2. Seleccionar revisores. Seleccionar el proveedor que va a revisar el contrato, es importante que este usuario tenga credenciales de ARIBA; en caso de no encontrar el usuario NO se debe crear en esta pantalla sino se debe solicitar mediante correo (atencioncsc@pronaca.com) a Mesa de Ayuda la creación del proveedor. Se puede enviar a varios usuarios a la vez, todos ellos deben tener credenciales en ARIBA.
  5. En el paso: Tipo de flujo de regla de aprobación, es obligatorio que se seleccione la opción EN SERIE´.
  6. En el paso: 3. Especifique la fecha de vencimiento, ingrese la fecha hasta la cual se le da plazo al proveedor para que realice la revisión.
  7. En el paso: 4. Proporcione un mensaje inicial y haga clic en Enviar o en Marcar como cancelada. Se debe ingresar un mensaje que le llegará al Proveedor en el correo. Se sugiere que se indique al proveedor que aún no se va a firmar el contrato, en esta fase.
  8. Dar clic en el botón Enviar.

IMPORTANTE: Cualquier modificación que se realice  al borrador del contrato en esta tarea, que haya sido previamente aprobado por otros participantes del contrato debe volver a ser a ser  enviado para aprobación.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 29 a 35 dando clic aquí.

La negociación se realiza en 2 fases, la primera corresponde a enviar al proveedor y la segunda a la revisión de la respuesta del proveedor.

Revisar los comentarios del proveedor:

  1. Cuando el proveedor ya responde se notifica al EMISOR mediante un correo.
  2. Ingresar a la tarea desde el link del correo de aviso de que la Negociación con proveedor ha sido revisada. El correo incluye los comentarios del proveedor.
  3. Una vez dentro de la tarea se puede visualizar el comentario del proveedor y la propuesta de documento contractual si adjunta alguno.
  4. Cada envío de revisión se denomina ronda, en la opción Histórico de Tarea, se puede visualizar de manera jerárquica los comentarios de cada ronda de revisión; En la esquina superior derecha se puede visualizar el número de ronda actual.
  5. Cuando la observación del Proveedor implique un cambio de tipo legal, (preestablecido en la plantilla), se requiere contar con la revisión del asesor legal, para ello se debe iniciar la tarea de Análisis Legal.
  6. Se puede marcar la tarea como Finalizada o generar una nueva ronda de negociación si fuese necesario ( por ejemplo, si las observaciones del proveedor requieren revisión del abogado de Pronaca).
  7. Cuando se llegue a un acuerdo con el proveedor se procede a Finalizar la tarea.

IMPORTANTE: Cualquier modificación que se realice  al borrador del contrato en esta tarea, que haya sido previamente aprobado por otros participantes del contrato debe volver a ser a ser  enviado para aprobación.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 29 a 35 dando clic aquí.

La tarea es: «Enviar contrato para análisis legal»; es opcional para el flujo de plantillas por lo cual se recomienda activar únicamente cuando se requiera cambios en las secciones bloqueadas del documento. La revisión se realiza en 2 fases, la primera corresponde a enviar al asesor legal y la segunda a la revisión de la respuesta del asesor legal.

Enviar a revisar al asesor legal:

  1. Antes de enviar a revisar se debe validar que exista un asesor legal asignado, en la pestaña EQUIPO, campo Asesoría Jurídica.
  2. Los pasos son similares a la tarea de negociación con el proveedor.
  3. En el paso: 1. Carpeta Documento de Contrato (Solo lectura), se puede visualizar el nombre del archivo del contrato con la versión correspondiente (V1, V2) que se va a enviar al asesor legal, se puede reemplazar el archivo si se requiere.
  4. En el paso: 2. Especifique la fecha de vencimiento, Solo ingrese una fecha de vencimiento si tienen firmado un SLA (ACUERDO DE SERVICIO) con asesoría jurídica, considerar que cualquier plazo asignado se contabiliza en días laborables.
  5. En el paso: 3. Escriba un mensaje inicial y haga clic en enviar: al enviar a la revisión del asesor legal se especifique qué es lo que se requiere que se revise para poner en contexto al asesor legal con amplio detalle del objeto del contrato y evitar reprocesos por consultas del asesor legal. Se puede adjuntar documentos complementarios.
  6. Antes de finalizar la tarea, es recomendable validar que el asesor legal conste asignado, para ello haga clic en FLUJO DE REVISIÓN y clic en el campo ASESORÍA JURÍDICA; a lo cual debe mostrar el nombre del asesor legal de su zona; en caso de no constar el nombre diríjase a la pestaña EQUIPO para completar la información en el campo Asesoría Jurídica, y luego regrese a la tarea.
  7. Una vez llena la información se debe dar clic en Enviar.

IMPORTANTE: Cualquier modificación que se realice  al borrador del contrato en esta tarea, que haya sido previamente aprobado por otros participantes del contrato debe volver a ser a ser  enviado para aprobación.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 19 a 25 dando clic aquí.

La tarea es: «Enviar contrato para análisis legal»; es opcional para el flujo de plantillas por lo cual se recomienda activar únicamente cuando se requiera cambios en las secciones bloqueadas del documento. La revisión se realiza en 2 fases, la primera corresponde a enviar al asesor legal y la segunda a la revisión de la respuesta del asesor legal.

Revisar la respuesta del asesor legal:

  1. Cuando el asesor legal ya responde se notifica al EMISOR mediante un correo.
  2. Ingresar a la tarea desde el link del correo de aviso de que la Enviar contrato para análisis legal ha sido revisada por el asesor legal. El correo incluye los comentarios del asesor legal.
  3. Una vez dentro de la tarea se puede visualizar el comentario del asesor legal y la nueva versión del documento contractual editada si adjunta alguno; en este caso debe actualizar la versión del contrato con el documento enviado por el asesor legal; el sistema permite REVISAR CAMBIO (esto aplica cuando los 2 documentos tienen la misma extensión .docx)
  4. En caso de que el asesor legal solicite completar información, hacerlo sobre esta última versión y posteriormente subir el documento al sistema.
  5. Cada envío de revisión se denomina ronda, en la opción Histórico de Tarea, se puede visualizar de manera jerárquica los comentarios de cada ronda de revisión; En la esquina superior derecha se puede visualizar el número de ronda actual.
  6. Revisar y resolver con el solicitante los comentarios, recomendaciones y observaciones que emite el asesor legal.
  7. Es importante mantener actualizada la versión del documento que se enviará a revisión.
  8. Se puede marcar la tarea como «Finalizada» o generar una nueva ronda de negociación si fuese necesario ( por ejemplo, si las observaciones del abogado requieren revisión del proveedor).

IMPORTANTE: Cualquier modificación que se realice  al borrador del contrato en esta tarea, que haya sido previamente aprobado por otros participantes del contrato debe volver a ser a ser  enviado para aprobación.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 19 a 25 dando clic aquí.

La tarea es Aprobación de documento contractual (apoderados), la revisión se realiza en 2 fases, la primera corresponde a enviar a los aprobadores  y la segunda a la revisión de la respuesta del aprobador.

Enviar a revisar al aprobador:

  1. Ingresar a la opción VER DETALLES DE LA TAREA.
  2. Se presenta la pantalla de la tarea Aprobación de documento contractual (apoderados), la cual se compone de 4 pasos, similar a la del proveedor o asesor legal.
  3. En el paso: 1. Carpeta Documento de Contrato (Solo lectura), se puede visualizar el nombre del archivo del contrato con la versión correspondiente (V1, V2) que se va a enviar a los aprobadores, se puede reemplazar el archivo si se requiere actualizarlo y el proveedor ya aprobó dicha versión.
  4. En la opción: 2. Especifique la fecha de vencimiento, se sugiere NO ingresar ninguna fecha, ya que en caso de llegar la fecha indicada y si el aprobador no ha tomado acción, la tarea se bloquea y no le permitirá ingresar. Si esto sucediera, sería necesario generar una nueva ronda de revisión y aprobación con los usuarios que intervinieron en los pasos anteriores.
  5. En el paso: 3. Escriba un mensaje inicial y haga clic en enviar: al enviar a la revisión de los aprobadores detalle de que se trata el contrato, el presupuesto, para que pueda contar con contexto sobre el contrato.
  6. Antes de enviar se debe revisar el flujo de aprobadores es necesario parametrizar en la opción FLUJO DE APROBACIÓN, El flujo de aprobación lo define el APODERADO, para ello debe consultarlo con su apoderado especial.
  7. El sistema asigna como primer aprobador al solicitante, y como último al apoderado especial que se ingresó en la pestaña equipo.
  8. Para ingresar a más aprobadores, haga clic en la flecha del lugar en el cual quiere agregarlos y luego dar clic en Agregar responsable de revisión en serie. El usuario ingresado debe tener credenciales de ARIBA.
  9. Dar clic en el botón Enviar.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 19 a 25 dando clic aquí.

La tarea es Aprobación de documento contractual (apoderados), la revisión se realiza en 2 fases, la primera corresponde a enviar a los aprobadores  y la segunda a la revisión de la respuesta del aprobador.

Revisar respuesta del aprobador:

  1. Cuando el aprobador ya responde se notifica al EMISOR mediante un correo.
  2. Ingresar a la tarea desde el link del correo de aviso Aprobación de documento contractual (apoderados) ha sido aprobada por NOMBRE DEL APODERADO. El correo incluye los comentarios del APROBADOR.
  3. La respuesta del aprobador puede ser APROBAR o DENEGAR. Si hay varios aprobadores, luego del que primero apruebe pasará al siguiente aprobador, y así de forma sucesiva hasta terminar con el flujo.
  4. Para revisar lo indicado y adjuntado por cada aprobador, se debe ingresar en la sección HISTÓRICO DE TAREA.
  5. En caso de que alguno de los aprobadores DENIEGE el contrato, el flujo se detiene y deberá atender la observación del aprobador; si hay cambios que afectan al proveedor o que deben ser atendidos por legal, será necesario enviar a una nueva ronda de revisión a cada uno.
  6. Cuando se resuelva la observación se debe enviar el borrador del contrato corregido a todos los aprobadores; para ello se debe reactivar la tarea correspondiente generando una nueva ronda. En este caso se debe validar que se esté enviando el documento con la versión actualizada y que se cuente con los adjuntos de sustento al pedido del aprobador.
  7. Cuando todos los aprobadores revisaron y aprobaron el contrato, la tarea APROBACIÓN DE DOCUMENTO CONTRACTUAL (APODERADOS) se finaliza de forma automática. Cualquier nueva ronda que se realice en esta tarea, pasará a nuevamente para revisión de todos los aprobadores.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 19 a 25 dando clic aquí.

  1. Es importante revisar que el contrato que se va a enviar a firmar sea la versión aprobada por todos los actores anteriores, hacer firmar un documento no aprobado será sancionado conforme al reglamento interno.
  2. Revisar que el contrato (archivo de Word) que se encuentra en la CARPETA DOCUMENTO DE CONTRATO, tenga como estado «PUBLICADO«. Si el estado es borrador, se debe ir a la pestaña documentos y cambiar el estado dando clic derecho en el documento y seleccionar PUBLICAR.
  3. La firma se realizará de forma electrónica con el apoyo del sistema DOCUSIGN.
  4. Para la firma en DOCUSIGN validar que el firmante del proveedor tenga credenciales en el sistema DOCUSIGN.
  5. En la tarea «Firma para Documento de Contrato» ingresar a la opción VER DETALLES DE LA TAREA y seleccionar la opción DOCUSIGN.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 78 – 88 dando clic aquí.

  1. Se habilitan 5 campos.
    a. Carpeta Documento de contrato (solo lectura) Validar que el documento que se encuentra sea la versión final.
    b. Seleccione firmantes: Seleccionar el apoderado de Pronaca que tienen la firma electrónica y están autorizados a firmar el presente contrato. Para agregar al apoderado o representante legal del proveedor haga clic en NUEVO FIRMANTE DE CORREO ELECTRÓNICO, y agregue de forma obligatoria la información de la persona que firmará. NO puede ser el agente comercial, el contacto de ventas, el abogado.
    c. Especifique la fecha de vencimiento: No es necesario llenar esta información, en DOCUSIGN los sobres que se envían tienen una duración de 15 días durante este periodo se enviarán notificaciones.
    d. Escriba un mensaje inicial y haga clic en enviar: Siempre se debe ingresar un comentario.
    e. Seleccione una carpeta de destino: Es la ubicación de donde se va a guardar el contrato una vez que haya sido firmado; Seleccionar obligatoriamente CARPETA CONTRATO FIRMADO.
  2. Dar clic en el botón Enviar. El sistema automáticamente lo redireccionará a DOCUSIGN, para preparar el sobre.
  3. Se abre la ventana de DOCUSIGN, ingresar con las credenciales de acceso, sino se registró cuando se crearon los usuarios de DOCUSIGN; solicite el acceso a la mesa de ayuda (atencioncsc@pronaca.com).
  4. Dar clic en el botón ATRÁS o VOLVER, en la sección agregar destinatarios aparecerán los firmantes ingresados en el sistema ARIBA, debe marcar en la opción ESTABLECER ORDEN DE FIRMA; insertar el orden de atención de los firmantes, colocar siempre uno (1) al proveedor.
  5. Se requiere personalizar cada una de las firmas en cada campo del firmante, dar clic en el botón PERSONALIZAR, seleccionar el tipo de firma, colocar el tipo de firma según el país. (ECUADOR: signer held Ecuador)
  6. DOCUSIGN acepta firmas electrónicas de los siguientes emisores: Banco Central del Ecuador, Consejo de la Judicatura, Registro Civil del Ecuador, Security Data.
  7. Completar el mensaje y programar los recordatorios que les va a llegar a los firmantes, dar clic en SIGUIENTE o NEXT.
  8. Ubicar los recuadros de firma que tienen un color diferente para cada firmante, dar clic en ENVIAR.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 78 – 88 dando clic aquí.

  1. Esta tarea es opcional, se activa cuando se requiere realizar un trámite notarial o registral, ejemplo: Inscripción de arrendamientos, reconocimiento de firma.
  2. Verificar que en la pestaña «EQUIPO», en el campo asesoría jurídica, se encuentre ingresado el nombre del asesor legal de su zona.
  3. Activar la tarea «Legalización y Registro del contrato« ingresar a la opción «VER DETALLES DE LA TAREA» y marcarla como iniciada; para que se envíe una notificación al abogado para que realice la actividad en la notaría.
  4. El asesor legal le hará llegar el documento notarizado de forma física y deberá escanearlo; en la carpeta CONTRATO FIRMADO, reemplazar el archivo «CONTRATO LEGALIZADO Y REGISTRADO.PDF», por el documento escaneado.
  5. Coordinar con el Coordinador de Gestión Documental donde se guardará el documento físico que fue notarizado.
  6. Enviar una copia del contrato al SOLICITANTE/Proveedor.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 89 – 90 dando clic aquí.

  1. Ingresar en la pestaña «VISIÓN GENERAL», sección «VISIÓN GENERAL», revisar el contenido y verificar que los campos tengan la información completa y actualizada:

    a. En el campo tipo jerárquico seleccionar ACUERDO MAESTRO o SUBACUERDO, según corresponda. NO seleccionar ACUERDO INDEPENDIENTE.
    b. En el campo Fecha de celebración ingresar la fecha de la última firma electrónica o física que indique el contrato.
    c. En el campo Notificación por correo electrónico, ingresar el plazo previo en el cual el Administrador del contrato recibirá avisos sobre la proximidad de la fecha de terminación del contrato; se sugiere colocar un plazo de 40 días previos y 20 días para el recordatorio.
    d. En el campo Administrador del Contrato ingresar el nombre del Administrador asignado, este usuario tendrá acceso en el Gestor Documental FILENET.


  2. En la sección ATRIBUTOS DEL CONTRATO, ingresar a ACCIONES y seleccionar la opción PUBLICADO.
  3. Una vez publicado el contrato solo se permitirá editar ciertos campos como: las cuantías, el proveedor y la fecha de celebración del contrato. Por ello es importante realizar la validación y modificación correspondiente antes de PUBLICAR el contrato.
  4. Publicado el contrato los posibles estados del contrato son:
    • PENDIENTE: Si el contrato ya fue firmado y el plazo de ejecución aún no comienza; ejemplo fecha de firma del contrato 1–ago-2024, plazo 15- ago-2024.
    • VENCIDO: Si ya llegó el plazo de finalización del contrato.
    • MODIFICACIÓN DEL BORRADOR: Si se encuentra haciendo alguna modificación al contrato ya publicado.

Puedes encontrar más información en el Manual del Emisor pag. 91 – 92 dando clic aquí.

1.Inicio – Autoría: (Fase obligatoria). Son las actividades iniciales correspondientes a:

  • Validar miembros de equipo.
  • Llenar Plantilla de contrato.

2. Análisis legal: Esta tarea se crea si es que el EMISOR respondió  SI a la consulta ¿ Requiere Análisis Legal?. En caso de haber seleccionado NO y requerir realizar esta tarea se debe realizar lo siguiente:

-Ir a la pestaña de VISION GENERAL, en la sección Visión general seleccionar Acciones/Editar visión general luego dirigirse a preguntas de Plantilla, seleccionar SI y aceptar. Luego se presentará la fase con sus opciones que son las siguientes:

  • Enviar contrato para análisis legal.
  • Corregir modificación.
  • Notificar al solicitante la no emisión del contrato.

3. Negociación:  Esta tarea se crea si es que el EMISOR respondió  SI a la consulta ¿ Requiere aprobación del Proveedor?. En caso de haber seleccionado NO y requerir realizar esta tarea se debe realizar lo siguiente:

-Ir a la pestaña de VISION GENERAL, en la sección Visión general seleccionar Acciones/Editar visión general luego dirigirse a preguntas de Plantilla, seleccionar SI y aceptar. Luego se presentará la fase con su opción:

  • Negociación con proveedor.

4. Formalización y publicación: : (Fase obligatoria). El objetivo de esta fase es obtener la aprobación interna del contrato y firmar el documento. Las tareas son las siguientes:

  • Aprobación de documento contractual (apoderados).
  • Firma para documento de Contrato.
  • Legalización y registro de contrato. (tarea opcional)
  • Publicación.

1.Inicio – Autoría: (Fase obligatoria). Son las actividades iniciales correspondientes a:

  • Validar miembros de equipo.
  • Cargar contrato de proveedor, ingresar en VER DETALLES DE LA TAREA, seleccione Ver la carpeta, Seleccione el botón acciones/cargar documento y cargar el documento que recibió del Proveedor. No se requiere realizar ninguna acción adicional en esta pantalla.
  • Luego de cargar el documento dar clic en CREAR, volver a la pestaña Tareas y marcar Finalizado esta tarea.

2. Análisis legal: (Fase obligatoria en este flujo). Es indispensable que el asesor jurídico revise los riesgos de este tipo de contrato, las opciones son:

  • Enviar contrato para análisis legal. En el mensaje que envía al asesor jurídico debe incluir las observaciones, consultas, comentarios del solicitante; al contrato del proveedor de lo contrario el asesor jurídico entenderá que el solicitante está de acuerdo con todo el texto.
  • Corregir modificación.
  • Notificar al solicitante la no emisión del contrato.

3. Formalización y publicación: : (Fase obligatoria). El objetivo de esta fase es obtener la aprobación interna del contrato y firmar el documento. Las tareas son las siguientes:

  • Aprobación de documento contractual (apoderados).
  • Firma para documento de Contrato.
  • Legalización y registro de contrato. (tarea opcional)
  • Publicación.

Esta fase se realiza de forma similar al flujo de Contratos por Plantilla.

NOTA: En este flujo no hay negociación con el proveedor, porque ya envío su documento aprobado.

 

Para más información puedes ir al manual del Emisor en la pág 93-126, dando clic aquí.

1. Inicio – Autoría: (Fase obligatoria). Son las actividades iniciales correspondientes a:

  • Validar miembros de equipo.
  • Cargar contrato de proveedor
  • Si e proveedor envió una propuesta que permita ediciones, ingresar en VER DETALLES DE LA TAREA, seleccione Ver la carpeta, Seleccione el botón acciones/cargar documento y cargar el documento que recibió del Proveedor. No se requiere realizar ninguna acción adicional en esta pantalla. Luego de cargar el documento dar clic en CREAR, volver a la pestaña Tareas y marcar Finalizado esta tarea.
  • Si no existe una propuesta del proveedor, tome la plantilla que le sugiere el sistema y complete con los datos comerciales o de negociación, para ello ingresar a la tarea en VER DETALLES DE LA TAREA, descargar la plantilla, complete y dar clic en REEMPLAZAR. Si la plantilla no es la correcta, ir a Visión General en la sección atributos del contrato en el botón acciones/editar atributos y en el campo Tipo de contratos se presentará el listado de plantillas disponibles, seleccione la más adecuada y dar clic en ACEPTAR. El abogado de la zona le puede guiar en la selección de la plantilla.

2. Análisis legal y negociación con el Proveedor: (Fase obligatoria en este flujo). Es indispensable que el asesor jurídico revise los riesgos de este tipo de contrato, las opciones son:

  • Enviar contrato para análisis legal. En el mensaje que envía al asesor jurídico debe incluir las observaciones, consultas, comentarios del solicitante; al contrato del proveedor de lo contrario el asesor jurídico entenderá que el solicitante está de acuerdo con todo el texto.
  • Corregir modificación.
  • Negociación con proveedor. Es indispensable contar con la aprobación del Proveedor
  • Notificar al solicitante la no emisión del contrato.

NOTA: Pueden existir tantas rondas como sean necesarias hasta conseguir el consenso entre el Solicitante, proveedor y asesor legal.

3. Formalización y publicación: : (Fase obligatoria). El objetivo de esta fase es obtener la aprobación interna del contrato y firmar el documento. Las tareas son las siguientes:

  • Aprobación de documento contractual (apoderados).
  • Firma para documento de Contrato.
  • Legalización y registro de contrato. (tarea opcional)
  • Publicación.

Para más información puedes ir al manual del Emisor en la pág 53-92, dando clic aquí.

Solo aplica en estas excepciones:

  • Si el proveedor no está obligado a contar con firma electrónica de acuerdo con el SRI (por ejemplo, los artesanos).
  • Se requiere que el contrato sea notarizado o inscrito en alguna institución pública que solicita este tipo de presentación.

En la tarea Firma para documento de contrato, damos clic en ver detalles de la tarea, luego dar clic en Firma en Papel. Se habilitan 5 campos.

  1. Carpeta Documento de contrato (solo lectura) Validar que el documento que se encuentra sea la versión final.
  2. Seleccione firmantes: No se habilita.
  3. Especifique la fecha de vencimiento: No es necesario llenar esta información.
  4. Escriba un mensaje inicial y haga clic en enviar: Siempre se debe ingresar un comentario de justificación de porque la tarea se está realizando de esta manera física.
  5. Seleccione una carpeta de destino: Es la ubicación de donde se va a guardar el contrato una vez que haya sido firmado; Seleccionar obligatoriamente CARPETA CONTRATO FIRMADO.

Posteriormente seguimos los siguientes pasos:

  1. Dar clic en el botón Enviar. No se enviarán notificaciones solo se está indicando al sistema que se inició con la tarea.
  2. Imprimir la versión aprobada del contrato, mínimo en 3 ejemplares, sumillar las hojas antes de enviarlo a firmar físicamente al proveedor.
  3. Una vez que el contrato esté formado por todas las partes, proceder a escanear todo el contrato y sus anexos.

CÓMO SUBIR EL DOCUMENTO ESCANEADO

  1. Ingresar a la tarea, ingresar en VER DETALLE DE LA TAREA, dirigirse a la pestaña Propiedades, y dar clic en el botón ACCIONES/EDITAR, dar clic en el botón CARGAR ARCHIVO, seleccionar el documento y dar clic en ACEPTAR.
  2. Para finalizar la tarea, regresar a la pestaña de Propiedades, dar clic en el botón ACCIONES/COMPLETAR DE FORMA MANUAL LA TAREA DE FIRMA.

 

Para más información puedes ir al manual del Emisor en la pág 35-39, dando clic aquí.

Una vez llenada la información del contrato y creada la solicitud correspondiente, se presenta el área de trabajo; en la cual se identifican las diferentes secciones:

  1. Visión general: Presenta la información ingresada en el formulario. En caso de requerir modificar dicha información se lo puede realizar utilizando la opción ACCIONES/EDITAR ATRIBUTOS DE CONDICIÓN, de cada una de las secciones. Las secciones identificadas son:
    Visión General: Contiene la información principal del contrato.
    Atributos del contrato: Contiene la información comercial del contrato y el vínculo con otros documentos contractuales relacionados (contrato principal o adendas).
    Atributos de término del contrato:  contiene las fechas del contrato y los avisos de notificación.

    El ID del contrato inicia con las siglas CW seguido de un número a diferencia de la solicitud que genera el SOLICITANTE cuyas siglas son CRW seguido de un número.

  2. Documentos: Presenta los documentos adjuntos de la solicitud de contrato, se muestran tanto los subidos por el SOLICITANTE, como los cargados por el EMISOR. La información se presenta en diferentes carpetas:
    – Carpeta Documentos solicitud: Presenta los documentos que subió el solicitante.
    – Carpeta Documentos de contrato: Se  mostrará la plantilla del contrato seleccionado (archivo de word) y los anexos cargados por el EMISOR.
    Carpeta Contrato Firmado: Aquí se guardará el contrato firmado, de manera inicial se muestra un archivo tipo PDF en blanco, el cual  posteriormente se sustituirá por el contrato FIRMADO y LEGALIZADO (en caso de que aplique).

  3. Tareas: Presentan las tareas que se deben realizar en cada fase del contrato. Para una atención adecuada se las debe resolver desde arriba hacia abajo y son obligatorias las que tienen un asterisco (*). Las tareas se generan de acuerdo con flujo que se haya seleccionado.
  1. Revisar el contrato para aprobar o denegar.
  2. Realizar la aprobación o denegación del Contrato.

 

Puedes ir al manual del «Aprobador» dando clic aquí.

  1. Accede a la tarea Aprobación de documento contractual (apoderados):
    Para acceder a la tarea se puede desde el link del correo notificación, donde se abre una pantalla para que inicie sesión en ARIBA.
    También puede iniciar sesión directamente en ARIBA desde el siguiente link: http://pronaca.sourcing.ariba.com/ y en la pantalla de inicio debajo del calendario encontrará todas las tareas pendientes de APROBACIÓN.
    Cualquiera de esta forma de ingreso le presentará la tarea: Aprobación de documento contractual (apoderados).
  2. Para ver el flujo del contrato, el estado y los comentarios del asesor jurídico y del proveedor, debe dar clic en el título del contrato (de color azul) en la esquina superior de la tarea.
  3. Ingresar a la opción VER DETALLES DE LA TAREA.
  4. Al salir de la tarea se presentarán las siguientes pestañas, cada una con sus secciones:

    a. TAREAS:  corresponde al flujo de tareas que deben seguir los participantes del proceso, se debe revisar de arriba hacia abajo; las tareas completadas tendrán un ícono de un visto, las tareas que aún no se han realizado tendrán un ícono de reloj y la tarea que se esté realizando en este momento el ícono será un documento

    Inicio – Autoría

    Análisis legal:

    • Enviar contrato para análisis legal. En esta tarea encontrará los comentarios del asesor legal, para revisarlos dar clic en la tarea.

    Negociación

    • Negociación con proveedor. En esta tarea encontrará los comentarios del proveedor, para revisarlos dar clic en la tarea.

    Formalización y publicación:

    • Aprobación de documento contractual (apoderados).
    • Firma para documento de Contrato.

    b. VISIÓN GENERAL con las siguientes secciones:

    –   Visión General: Contiene la información principal del contrato.

    Atributos del contrato: Contiene la información comercial del contrato y el vínculo con otros documentos contractuales relacionados (contrato principal o adendas).

    Atributos de término del contrato:  contiene las fechas del contrato y los avisos de notificación.

    c. DOCUMENTOS: Presenta los documentos del proyecto del contrato, con las siguientes secciones:

    – Carpeta Documentos solicitud: Presenta los documentos que subió el solicitante.

    – Carpeta Documentos de contrato: Se  mostrará la plantilla del contrato seleccionado (archivo de word) y los anexos cargados por el EMISOR

    Carpeta Contrato Firmado: Aquí se guardará el contrato firmado, de manera inicial se muestra un archivo tipo PDF en blanco, el cual  posteriormente se sustituirá por el contrato FIRMADO y LEGALIZADO (en caso de que aplique).

Para más información puede acceder al manual del «Aprobador» en la pág 2-16 dando clic aquí.

  1. Para ingresar a la tarea de aprobación , dar clic en  Aprobación de documento contractual (apoderados). VER DETALLES DE TAREA.
  2. Para ver los comentarios de los aprobadores anteriores, diríjase a la pestaña HISTÓRICO DE APROBACIONES Y/O FLUJO DE APROBACIÓN.
  3. Descarga el contrato (ícono de Word), revisarlo si requiere puede ingresar comentarios, si es este el caso se debe adjuntar en su respuesta el archivo modificado.
  4. Dar clic en el botón Aprobar o Denegar, según su respuesta.
  5. En caso de DENEGAR se debe especificar el motivo, para que el EMISOR pueda gestionar según la motivación.
  •  

Para más información puede acceder al manual del «Aprobador» en la pág 2-16 dando clic aquí.

  1. Revisar contrato.
  2. Firmar contrato.

 

Para más información puede acceder al manual del firmante dando clic aquí.

  1. Al correo electrónico de cada firmante llegará una notificación de DOCUSIGN, en la cual debe dar clic en  el botón «Revisar Documento».
  2. El link lo direcciona al sitio web de DOCUSIGN, acepte los términos y condiciones y haga clic en «Continuar».
  3. DOCUSIGN le mostrará el contrato y donde debe colocar la firma requerida, para esto haga clic en «Iniciar» y luego sobre el cuadro «Firmar» en el cual ha sido asignado su nombre.
    4. Una vez que ya se encuentra la firma en el contrato, debe dar clic en el botón de «Continuar».
  4. La primera vez que utilice DOCUSIGN, esta plataforma le pedirá instalar una extensión y un archivo ejecutable. Siga los pasos de instalación del Manual del Firmante, se recomienda utilizar Google Chrome o Microsoft Edge.
  5. Cuando la instalación esté terminada DOCUSIGN buscará su certificado de firma en su dispositivo, asegúrese de que su firma electrónica esté instalada en su computador o dispositivo; o si es firma electrónica en token, el mismo debe estar conectado a su computador.
  6. DOCUSIGN le mostrará los certificados disponibles y  debe seleccionar el Certificado de su firma electrónica vigente, luego haga clic en «Siguiente».
  7. DOCUSIGN insertará su firma electrónica en el contrato. 
  8. Cuando el contrato haya sido firmado por todas las partes le llegará un correo electrónico con la opción para descarga el documento.

DOCUSIGN acepta firmas electrónicas de los siguientes emisores: Banco Central del Ecuador, Consejo de la Judicatura, Registro Civil del Ecuador, Security Data.

 

Para más información puede acceder al manual del «Firmante» pág 2 – 6, dando clic aquí.

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